Kommunikation är avgörande för framgången för alla organisationer. Detta är ett slags "cirkulationssystem" för vilket företag som helst. Framgångsrika chefer, toppchefer och kompetenta yrkesmän har nått framgång till stor del tack vare kommunikationsförmåga. Hur man stärker och samtidigt utvecklar interpersonell, grupp- och organisatorisk kommunikation kommer att beskrivas i detalj i vår artikel.
Kommunikationsprocess – vad är det?
Kommunikation är ett förfarande för informationsutbyte, på grundval av vilket chefen skaffar den information som krävs för att fatta effektiva beslut, och även förmedlar de fattade besluten till företagets anställda. Vid dålig kommunikationsprestanda kan besluten visa sig vara felaktiga. Människor kommer inte att förstå väl vad myndigheterna kräver av dem, och detta är kantat av ett sammanbrott i mellanmänskliga relationer. Effektiviteten av kommunikationsprocesser bestäms ofta avkvaliteten på besluten och hur de kommer att implementeras i framtiden.
Information spelar en speciell roll i implementeringen av interpersonell och organisatorisk kommunikation. Detta är resultatet av kommunikation, den yttre manifestationen av det kommunikativa förfarandet. Information har en speciell plats i en persons verbala beteende. Det går från ett ämne till ett annat. Samtidigt kan individer, grupper eller hela organisationer fungera som subjekt här.
Kommunikation kan ske genom att förmedla idéer, åsikter, färdigheter, fakta, uppfattningar eller förnimmelser. Det kräver att man får önskat svar som svar. Samtidigt bör man ta hänsyn till att systemet för organisatorisk kommunikation och information är olika fenomen, även om de är sammanlänkade. Kommunikation är alltså inte bara vad som överförs, utan också hur detta "något" överförs. Information är bara en integrerad del av kommunikationsprocessen.
Organisationskommunikationssystem
Kommunikation är en process där två eller flera personer utbyter viss information. Huvudmålet med organisationskommunikation är att uppnå en förståelse för den information som ska utbytas. När allt kommer omkring, själva faktumet av utbytet garanterar inte framgången för det implementerade förfarandet.
Det organisatoriska kommunikationssystemet består av flera ämnen:
- avsändare - en person som genererar en idé eller väljer information för överföring;
- kanal - ett sätt att överföra en uppsättning information;
- mottagare - personen som tar emot informationen och tolkar den;
- meddelanden - direkt information kodad i en serie specifika tecken.
Avsändare och mottagare är de två huvudenheterna. Under kommunikationsprocessen går de igenom flera inbördes relaterade stadier. Deras uppgift är att komponera ett meddelande och använda en kanal för att överföra det på ett sådant sätt att båda parter tolkar den ursprungliga idén på samma sätt. Detta är en ganska svår uppgift, eftersom varje ytterligare steg kan förvränga meningen med idén.
De fyra stadierna av interpersonell och organisatorisk kommunikation ser ut så här:
- genererar en idé;
- kodning och val av önskad informationsöverföringskanal;
- överföring av information;
- avkodning.
Litt mer om varje steg.
Kommunikationselement
Ofta kan kommunikationsproceduren bara ta ett par sekunder, och därför är det ganska svårt att peka ut några specifika steg i den. Ändå identifierade och analyserade sociologer fyra huvudstadier i kommunikationsprocessen.
Det första steget kallas idégenerering. Organisatorisk kommunikation är en procedur som börjar med formuleringen av viss information. Avsändaren löser problemet genom att leverera ett meddelande. Ofta misslyckas sådana försök redan i första skedet, eftersom avsändaren inte lägger tillräckligt med tid på att tänka på idén.
Många experter betonar vikten, även den dominerandevärdet av det första steget. "Börja inte prata innan du börjar tänka," sa Jefferson Davis, en hjälte från det amerikanska inbördeskriget, en gång. Du bör alltid tänka på idén som du vill förmedla till mottagaren. Du måste vara säker på relevansen och adekvatheten av denna idé, såväl som den specifika situationen och syftet.
Det andra steget kallas kodning och kanalval. Organisationskulturen för kommunikation kräver omformulering av den idé som avsändaren vill förmedla till vissa symboler. Det kan vara ord, gester, intonationer eller något annat. Det är kodningen som förvandlar en idé till ett komplett budskap.
För att förmedla idén väl måste avsändaren välja en kanal som är kompatibel med den typ av tecken som används för kodning. De mest kända är tal, skrift och olika typer av elektroniska medier: videoinspelningar, e-post, datorer etc. Överföring av material är inte möjlig om kanalen inte är lämplig för de valda karaktärernas fysiska form. Det bör också noteras att effektiviteten i kommunikationsprocesser kan minska om kanalen inte matchar idén som utvecklades i det första steget.
Det tredje steget i förfarandet för interpersonell, grupp- eller organisatorisk kommunikation är direkt överföring av information. Avsändaren använder kanalen för att leverera meddelandet - den kodade idén överförs fysiskt.
Äntligen kallas det sista steget avkodning. Mottagaren översätter de mottagna tecken som komponerats av avsändaren tillegna tankar. Slutförandet av kommunikationen är kopplat till idéformuleringen av de två ämnena i processen.
Typer av kommunikation
Organisatorisk kommunikation är en bred och mycket omfattande process som innehåller många olika element. Enligt den vanligaste klassificeringen är det kommunikativa förfarandet uppdelat i internt och externt. Den externa processen är samspelet mellan organisationen och den yttre miljön. Dessutom påverkar externa faktorer starkt organisationens aktiviteter.
Företag använder en mängd olika sätt att kommunicera med komponenterna i sin externa miljö. Befintliga potentiella konsumenter får den nödvändiga informationen genom reklam eller andra sätt att marknadsföra varor. Av största vikt här är en viss bild som utgör organisationsbilden.
Den andra typen av kommunikation kallas intern. Dessa är intraorganisatoriska länkar mellan olika nivåer och avdelningar. De kan vara formella eller informella.
Formella kommunikationslänkar är fenomen som bestäms av företagets organisationsstruktur, förhållandet mellan ledningsnivåer och funktionella enheter. Informell kommunikation är den så kallade "rykteskanalen". Rykten anses inte alltid vara felaktig information. Studier visar att mer än 80 % av organisationsryktena har en mycket verklig och välgrundad evenemangsbas.
Organisatorisk kommunikation är det bredaste systemet av informella kanaler. Detta kan inkludera följande typer av information:
- ändrar organisationsstrukturen;
- kommande kampanjer och överföringar;
- detaljer om organisatoriska tvister;
- kommande produktionsnedskärningar;
- informella möten, etc.
Enligt en annan klassificering bildas strukturen för organisationskommunikation av nivåer. Så, processerna för informationsöverföring kan implementeras vertik alt - det vill säga de kan vara fallande och stigande. Den fallande gruppen av informationsprocesser är överföring av information från en högre nivå till en lägre - till exempel när en anställd tillfrågas om arbetsuppgifter, prioriteringar, önskade resultat etc. Uppåtgående kommunikationer genomförs i form av förslag, rapporter, förklarande anteckningar, etc.
Du bör också lyfta fram kommunikationsprocesserna mellan avdelningar, mellan arbetsgruppen och myndigheter, fackliga företrädare och ledning etc.
Typer av kommunikationsbarriärer
Effektiviteten hos en organisationskultur för kommunikation kan minskas märkbart på grund av så kallade barriärer – interpersonella barriärer. På systemnivå är de uppdelade i flera typer.
Den första barriären kan bero på perceptuella förhållanden. Jobbet för en chef eller någon annan representant för den styrande strukturen är att förstå essensen av perception, att bestämma "verkligheten för individen". Det är känt att människor inte reagerar på verkliga fenomen i sin omgivning, utan påsätt att uppfatta dessa fenomen. Genom att förstå de faktorer som påverkar uppfattningen kan många barriärer övervinnas.
Det vanligaste exemplet på en perceptuell barriär är konflikten mellan mottagarens och avsändarens verksamhetsfält. Samma information kan tolkas på olika sätt beroende på deras erfarenhet. Människor kan ta emot information selektivt, med hänsyn till deras intressen, åsikter, krav och känslomässiga tillstånd.
Nästa organisatoriska kommunikationsbarriär kallas semantisk. Semantik är vetenskapen om att använda ord och ge dem mening. Ofta leder vissa ord till missförstånd, eftersom de kan ändra sin betydelse beroende på sammanhanget.
Icke-verbala barriärer är den tredje gruppen av kommunikationshinder. Vi pratar om alla karaktärer utom ord. Detta är ett leende, ett spänt ansikte, rynkade ögonbryn, ögonkontakt och mer. Särskilt viktigt här är intonationen - hur exakt orden uttalas. En och samma fras kan ges en annan karaktär, en ojämlik känslomässig klang.
Ineffektiv feedback är den fjärde problematiska faktorn i organisationskommunikation. Alla vet värdet av åtminstone någon reaktion på det skickade meddelandet. Annars kommer en av parterna att anse att kommunikationen misslyckats.
Problemlösning i organisationens kommunikationssystem
För närvarande har flera strategier utvecklats för atteffektivt övervinna kommunikationsbarriärer och förbättra effektiviteten i kommunikationen på organisationens anställdas nivå.
För det första bör företagets ledning uppmärksamma utvecklingen av sina anställdas kommunikationsförmåga. Den mest populära metoden för interaktion mellan försökspersoner är aktivt lyssnande. Meningen med denna teknik ligger i lyssnarens förmåga att hjälpa talaren säga exakt vad han tänkt förmedla från början. Det finns flera principer för aktivt lyssnande:
- ställ frågor, men avbryt inte talaren;
- kassera samtalspartnern till dig, skapa en vänlig och varm atmosfär;
- ha tålamod och undvik konflikter under inlärningsfasen;
- visa sympati och intresse för samtalspartnern;
- försök att neutralisera distraktioner, undvik störningar utifrån.
För det andra måste chefer förtydliga sina egna önskemål och idéer innan de förmedlar dem. Det är nödvändigt att regelbundet tänka och analysera frågor och problem som måste göras till föremål för överföring.
Effektiv organisationskommunikation kan uppnås genom användning av tekniker som att ge feedback, "se utifrån", mottaglighet för potentiella problem, etc.
Interpersonell kommunikation
All form av organisatorisk kommunikation anses vara framgångsrik endast om dess huvudelement visar sig vara kvalitativt utformade -fenomen av interpersonell kommunikation. Hur utformar man kommunikation mellan två eller flera ämnen korrekt? För att komma igång finns det några principer att tänka på:
- oåterkallelighet av förstörelse av vad som sagts eller skickats;
- feedback som ett oumbärligt villkor för kommunikationsprocessen;
- oåterkallelighet och oundviklighet för interpersonell kommunikation i samhället.
Det finns tre huvudsakliga kommunikationsformer. Detta är en välkänd dialog, monolog och polylog. Det är den senare formen som spelar en speciell roll för att bygga en organisatorisk kommunikationsform.
Sätt att optimera kommunikationsprocesser
Var särskild uppmärksamhet åt feedback. Det är en väsentlig del av organisationskommunikation. Denna komponents roll kan inte underskattas. Det är responsen som gör kommunikationsprocessen till den mest kvalitativa och effektiva.
Tänk på att feedback bör vara aktuell och tydligt strukturerad. Den bör innehålla ett omskrivet originalmeddelande och ett antal förtydligande frågor. Det är inte önskvärt att utvärdera det ursprungliga meddelandet - både negativt och positivt.
Det vanligaste och pålitligaste sättet att få feedback är att ställa frågor. Oftast behövs de för att jämföra det inkommande meddelandet med vad mottagaren från början ville höra. Detsamma gäller avsändaren: han kan ställa ytterligare frågor till mottagaren för att jämföra det skickade materialet med det som ursprungligen var tänkt att formuleras.
Föreffektiv hantering av organisatorisk kommunikation är det nödvändigt att försöka utveckla medarbetarnas tekniska kommunikationsförmåga - nämligen att skriva anteckningar, använda fax, e-post, etc.
Ledningssystem och en kommunikationskultur måste vara tydligt etablerade. Moderna organisationer kan använda "hot lines" av företagstyp - när anställda kan använda informationsutbyte när som helst, ställa klargörande frågor, uttrycka sina tankar och värderingar, organisera gemensamma picknickar, utflykter etc. Allt detta är informella exempel på organisationskommunikation
Så, det finns en hel del sätt att förbättra effektiviteten i organisationskommunikation. Samtidigt kvarstår en fråga relevant: varför är datautbyte och kommunikationsprocedurer nödvändiga överhuvudtaget? Vilken betydelse har de och vilken betydelse har de? Låt oss försöka ta reda på det ytterligare.
Vikten av kommunikation i organisationsprocessen
Den moderna perioden i utvecklingen av kommunikationsprocesser gör att vi kan utvärdera detta fenomen som en produkt som bestäms av den sociala produktionens behov. Traditionella faktorer som arbete, mark och kapital fungerar bara om datautbyte och kommunikationsförfaranden används effektivt.
Kommunikation förstås som ett system för informationsöverföring och svar. Detta är utbyte av kunskap, immateriella rättigheter, olika typer av information etc. Proceduren för att specialisera ledningskommunikationsverksamhet belyses ien speciell typ av professionell tjänst, vars syfte är effektiv bildande och kompetent utveckling av alla typer av organisatoriskt kapital. Detta mål kan endast uppnås genom användning av speciell teknik, verktyg, metoder och mekanismer för att överföra information.
Det är känt att utan kommunikation finns det ingen kommunikation, och utan kommunikation kan det inte vara fråga om existensen av någon grupp. Kommunikation är således en avgörande förutsättning för utvecklingen av gruppen och dess liv.
All kommunikation kan delas in i två grupper: formell och informell. Den första gruppen innehåller element av föreskriven typ, det vill säga de som äger rum i kontrollprocessen. Informella typer av kommunikation har en mindre andel. De uppstår spontant och diskuteras oftast inte. Samtidigt är varje anställd medveten om sin existens.
En chef eller annan ledare måste behärska kommunikationsmedlen väl. Hans ansvar inkluderar korrekt användning av de mottagna verktygen i kommunikationsprocessen, övervinna barriärer och barriärer.
Det organisatoriska beteendet för kommunikation är att förmedla information till chefer och beslut till utförare. Utan kommunikationsprocesser är det omöjligt att bygga en organisation, liksom att säkerställa samordningen av mänsklig aktivitet.
Därmed hjälper proceduren för informationsöverföring i allt: den låter dig tillhandahålla en koppling mellan en viss organisation och den yttre miljön, för att organiserasamverkan mellan alla ledningsfunktioner och konsekvens i fattade beslut.
Typer av kommunikationsnätverk
När man talar om systemet för organisatorisk kommunikation är det nödvändigt att peka ut konceptet med ett kommunikationsnätverk. Två organisatoriska enheter sammankopplade med en linje kallas en kanal. Vid tidpunkten för informationsöverföringen kan en kanal länka samman två eller flera organisatoriska enheter. Det är så ett informationsnätverk bildas - en ganska vanlig företeelse för alla organisationer.
Nätverk är öppna och stängda. Öppna har inga hinder för informationsflödet genom de tillgängliga kanalerna. Detta är till exempel en "kedja" - en linjär koppling för överföring av information. "Chain" är effektivt för repetitiva, rutinmässiga operationer, men lämpar sig dåligt för att arbeta under ständigt föränderliga förhållanden. Ett liknande schema är "Wheel". All information kommer förr eller senare att gå till den anställde som har en central position.
Stängda nätverk är begränsade i hur information sprids. De används av organisationer som håller affärshemligheter.
