Inom olika verksamhetsområden för individer och juridiska personer används dokumentklassificeringssystemet som är godkänt på Ryska federationens territorium. Sammanställning, lagring, cirkulation och användning av papper utförs av en sådan disciplin som kontorsarbete. I den här artikeln kommer vi att studera alla dess aspekter. Tänk på konceptet och klassificeringen av dokument, deras funktionalitet och andra aspekter av problemet.
Kontorsarbete: allmänna bestämmelser
Till att börja med bör det noteras att dokumentationsstöd är ett speciellt verksamhetsområde som består i design, framställning, lagring och bearbetning av papper. Det är på hur dokumentet ser ut och informationen i det, hur organisationen av arbetet med det genomförs, som till stor del beror på aktualiteten och riktigheten i att fatta ett eller annat förv altningsbeslut, som är av viss betydelse. Papper tar hänsyn till och återspeglar företagens, företagens, företagens verksamhet. I detta sammanhangjournalföring fungerar som en föreskrift av lagen. Under revisionsprocessen är först och främst de dokument som registrerar företagets aktiviteter föremål för revidering.
lagstiftningsram
Innan du analyserar typerna av dokument och deras klassificering är det tillrådligt att bekanta dig med den rättsliga ramen. Således fastställer den federala lagen, som reglerar information och dess skydd, skyldigheten att dokumentera information och definierar ett antal grundläggande inställningar. Den nämnda normativa handlingen är också avsedd att reglera relationer som uppstår vid utveckling och efterföljande användning av informationsteknik. Det bör noteras att den obligatoriska dokumentationen fastställs av andra lagar. I synnerhet bestämmer Rysslands civillagstiftning den rättsliga ramen för aktiviteter och motsvarande förfarande för kontorsarbete. Ryska federationens skattelag fastställer standardskattedokument, som också utgör en av klassificeringarna av dokument. Genom dem tillhandahålls redovisning av privatpersoners och organisationers kommersiella arbete, samt aktualiteten för avdrag för skattebetalningar och avgifter till statsbudgeten.
Utöver detta definierar den nuvarande lagen prover på papper. Således föreskriver den ryska federationens civillag krav för innehållet och sammansättningen av ingående kontrakt, avtal, stadgar och så vidare. Reglerna fastställer formerna för de dokument som ska skickas med de olika metoder som används idag.
Klassificering av RF-dokument
Det är värt att notera att Ryska federationens administrativa system för kontorsarbete inkluderar en klassificering av flera nivåer. Det är tillrådligt att överväga det mer i detalj. Huvudklassificeringen av dokument förutsätter närvaron av följande komponenter:
- Organisations- och administrativa papper. Det är tillrådligt att här inkludera beslut, protokoll, instruktioner, stadgar, order, bestämmelser.
- Referens- och informationspapper som ingår i klassificeringen av handlingar av allmän karaktär. Vi talar om intyg, promemorior, handlingar, telegram, brev och så vidare.
- Enligt personal. Det är viktigt att notera att denna klassificering av dokument inkluderar uttalanden, arbetsböcker, egenskaper, kontrakt, order, etc.
Det är vanligt att peka ut sådana former av dokument som individuella, mallar och standarder. De presenterade proverna utgör deras klassificering av dokument efter syfte.
Andra typer av dokument
Det är värt att veta att dokument kan ha enkla eller komplexa innehåll. Klassificeringen av redovisningsdokument på platsen för godkännande innebär närvaron av externa och interna papper. Av ursprung att döma skiljer de på personliga och officiella dokument. Beroende på hållbarheten är det vanligt att klassificera värdepapper i permanenta, samt mer eller mindre än 10 år. I enlighet med tecknet på publicitet har en speciell klassificering av reglerande dokument antagits, vilket antyder förekomsten av hemliga och icke-hemliga papper. Det bör tilläggas att den första gruppen omfattar konfidentiella och helthemliga dokument. Enligt inspelningsmetoden är det brukligt att skilja mellan ljud, handskrivet, elektroniskt, grafiskt, fotografiskt och filmmaterial osv. Den sista grupperingen kallas även klassificering av dokument efter funktioner.
Brådskande och icke-brådskande dokument
Värdepapper kan klassificeras i brådskande och icke-brådskande. Enligt stadierna är det vanligt att särskilja utkast, utdrag, original (med andra ord original) såväl som kopior. Handlingar av statlig karaktär ingår i en särskild kategori. I enlighet med gällande lagstiftning utfärdar auktoriserade strukturer instruktioner, order, instruktioner, order, resolutioner, dekret och beslut.
Primär dokumentation
Det är tillrådligt att överväga en ganska omfattande kategori av primära dokument separat. Detta inkluderar papper med bakgrundsinformation som erhållits i processen med forskning, utveckling, observation och andra sociala aktiviteter. Det bör noteras att den primära dokumentationen i redovisningsavdelningen bildas under genomförandet av operationer av ekonomisk betydelse. Det fungerar som bevis eller bevis för vissa fakta som redan har insetts. I gruppen källpapper ingår till exempel intyg, handlingar, fakturor, teckningsoptioner och så vidare. För de flesta av dem är särskilda enhetliga formulär godkända. Hittills har till exempel särskilda former av dokument upprättats för redovisning av handelsverksamhet, anläggningstillgångar, kontantavräkningar och arbete.
Dokumentinformation
Om det inte finns någon enhetlig form för en viss tidning, bildas en intern blankett i företaget. I alla fall måste vissa detaljer finnas där:
- Dokumentnamn.
- Kompileringsdatum.
- Organisationens namn.
- Kärnan i verksamheten av ekonomisk betydelse.
- Mätenheter.
- Lista över anställda som agerar ansvariga.
- Personliga underskrifter från auktoriserade anställda.
Internt kontorsarbete
I enlighet med instruktionerna från ledningen för strukturen och på initiativ av cheferna för oberoende avdelningar är utvecklingen av olika bestämmelser relevant. Denna gruppering av papper inkluderar standardhandlingar och individuella akter. Det bör noteras att innehållet i det senare i första hand avser ledningsenheter, avdelningar, verkstäder som ingår i företagets organisationsstruktur. Typisk dokumentation avser i regel huvudproduktionens verkstäder.
Du måste veta att utkastet till föreskrift är utformat av entreprenören, varefter det avtalas med företagets juridiska avdelning. Om invändningar eller synpunkter uppstår, anges de på separat papper eller på ett andra exemplar av det aktuella. Den viktigaste handlingen av administrativ karaktär på företaget är direktörens order. Med hjälp av detta dokument kan tillvägagångssättet för strukturens verksamhet, beslut och instruktioner, olika typer av händelser, resultat av arbete eller resultat av revisioner utarbetas.
Rapport, förklarande och serviceanteckning
Ett memorandum är ett dokument som anger ett visst faktum eller en viss fråga, slutsats eller förslag. Det är värt att veta att det kan skickas till ledningen för organisationen eller en högre struktur. Ett PM ska förstås som en typ av brev, en av formerna för den interna typen av korrespondens i ett företag. Som regel skickas det från strukturella divisioner till absolut vilken adress som helst av företaget. Undantaget här är direkt vägledning. Man måste komma ihåg att ett PM även kan skickas av en viss företagstjänsteman. Det namngivna dokumentet kan definieras som informativt, proaktivt eller rapporterande.
En förklarande notering bör betraktas som en uppsats som fungerar som en förklaring av innehållet i vissa bestämmelser i huvudakten (program, rapport, plan). Dessutom kan hon förklara orsakerna till att instruktioner från ledningen inte uppfylls eller att disciplinen bryter mot.
Instruktioner
Instruktioner är för närvarande klassificerade i två grupper. Dokument som ingår i den första kategorin reglerar förfarandet för att utföra en viss process på ett företag, där tjänstemän, avdelningar och så vidare deltar. Det bör noteras att det är arbetsbeskrivningarna (den andra gruppen) som bestämmer rättigheter, skyldigheter, skyldigheter och funktionalitet för specifika anställda. Dessa papper kan tjäna som en förklaring av förfarandet enligt vilket instruktionerna i order och lagar (dekret, order, etc.) ska verkställas. Det bör tilläggas att arbetsbeskrivningarkan vara av fast eller permanent varaktighet. Men eviga värdepapper granskas och granskas i alla fall vart 3-5 år.
Slutsats
Så vi har övervägt konceptet, de viktigaste klassificeringarna av värdepapper och andra aspekter av ämnet. Sammanfattningsvis bör det noteras att idag kontorsarbete på Ryska federationens territorium är en ganska utvecklad kategori. I det nuvarande skedet av mänskligt liv inkluderar denna verksamhet att säkerställa kompetent och snabb utformning av de nödvändiga dokumenten, såväl som att organisera arbetet med handlingar (nämligen att ta emot, överföra, bearbeta, förbereda, kontrollera, lagra, registrera, systematisera, förbereda för arkivera och förstöra). Regleringen av kontorsteknik genomförs i enlighet med ett antal områden. Det är tillrådligt att inkludera standardisering, lagstiftning, såväl som utformningen av rättsliga och reglerande och metodologiska akter av nationell betydelse.
På ett eller annat sätt kräver organisationen och efterföljande journalföring obligatorisk närvaro av speciella färdigheter och yrkeskunskaper. Så för genomförandet av detta arbete i företag skapas lämpliga avdelningar eller tjänster. Det är värt att notera att i små företag är sekreterare engagerade i kontorsarbete, och anställda som är auktoriserade av chefen är ansvariga för tillståndet i företagets dokument. I alla fall måste varje grupp av handlingar ha sin plats. Vanligtvis förvaras de i speciella brandsäkra skåp. OchSlutligen kan anställda bli föremål för disciplinära åtgärder för otillbörlig journalföring. Detta bör komma ihåg när du tillämpar kunskap i praktiken.
