Artikeln ger förklaringar till sådana begrepp som inkommande och utgående dokumentation, dokumentflöde och dess struktur, dokumentflöde, dess läge och cyklikalitet, intern och extern dokumentation. Sätten att lyfta fram nödvändig information och dess lagring i aktuella ärenden och arkiv under kontorsarbete ges.
Typer av dokumentflöden
I denna tid av information är det omöjligt att föreställa sig driften av någon produktionsstruktur, konsumtion, reglering eller distribution utan dokumentation. Att arbeta med dokumentation i dagens informationspapper och elektroniska boom blir allt mer komplext. Informationsbärarna förändras, människorna som behandlar den förändras, det juridiska området för att använda information förändras. Konceptet och strukturen för dokumentflödet kan också ändras.
Dokument som en enhet för dokumentflöde
Ett dokument är information som registrerats i form av något materiellt föremål. Ett dokument kan vara ett foto, video, ljudinspelning, för att inte tala ompappersmedia och filer. Men ett dokument blir ett dokument endast om det har ett antal nödvändiga krav. Dessa krav kallas detaljer och är obligatoriska egenskaper som fastställs i lag eller förordningar för vissa typer av dokument. För registrering av organisatoriska och administrativa dokument, till exempel, finns GOST R 7.0.97-2016. En av de viktigaste detaljerna är datumet för dokumentet (ibland till och med tiden).
Vad är dokumentflöde
Dokumentflöde är förflyttning av dokument mellan informationsskapande punkter, informationsbehandlingspunkter, informationslagringspunkter och direktanvändare av information. Dokumentflöden skiljer sig mycket åt i typen av dokument och deras innehåll, läge och cyklikalitet, förflyttningsmetoder etc.
Dokumentflöden i en organisation (vilket betyder också företag) delas in efter riktning i inkommande och utgående. Varje typ av flöde måste separeras från varandra för att undvika fel och förvirring i arbetet med dokument.
Inkommande dokumentflöde består av dokument som kommer till organisationen via post, e-post, med avsikt (med bud). Handlingar vid entrén ska sorteras, onödiga - bort till papperskorgen. Nödvändiga eller eventuellt nödvändiga handlingar bör registreras i journaler (papper eller elektroniska) med angivande av mottagningsdatum, dokumentets namn och dess uppgifter (datum för dokumentet, avsändarens namn etc.), den organisatoriska enhet till vilken dokumentet skickades.
Utgående dokumentflöde består av dokument skapade ochutfärdat eller behandlat av organisationen. Alla utgående dokument måste tilldelas ett serienummer, de kontrolleras för närvaron av nödvändiga detaljer och deras korrekthet, de måste registreras i journalerna som anger datumet (som regel är detta datumet då dokumentet undertecknades), utgående nummer och koden för den avdelning som upprättade dokumentet.
Om det är omöjligt att behandla dokumentflödet omedelbart (dess kraftiga ökning) är det nödvändigt att öka antalet anställda som behandlar dokument för att undvika fel och förseningar, som ofta är mycket kostsamma för organisationen.
Typer av dokumentflöden kan vara väldigt olika, allt beror på typen av verksamhet i organisationen och metoderna för dess arbete.
För stora organisationer och företag är ett korrekt strukturerat dokumentflöde lika viktigt som flödet av material eller produkter. För stora dokumentflöden utvecklas och tillämpas även dokumentära tekniska processer.
Konceptet med externa och interna dokumentflöden
Förutom inkommande och utgående information i en organisation, internt, d.v.s. information som skapas och används endast inom organisationen själv. Denna information kan ha en viss grad av sekretess och inte vara allmänt tillgänglig ens inom samma avdelning. Brevväxling mellan avdelningar inom samma organisation accepteras vanligtvis inte. För dokumentär kommunikation används de så kallade serviceanteckningarna (rapporter, förklarande anteckningar, intyg) undertecknade av prefekterna. Förutom PM iorganisationer hanterar beställningar, instruktioner, certifikat, teknisk dokumentation och annan dokumentation.
Det interna dokumentflödet av dessa skäl måste vara tydligt reglerat så att hemlig information inte hamnar på offentliga platser, inte ens i form av utdrag eller delar. Därför är insiderinformation inte avsedd att gå utanför organisationen, och ibland utanför en enhets gränser. I det här fallet överförs sådan information från avdelning till avdelning endast med tillstånd av avdelningschefen och registreras nödvändigtvis under överföring (även till organisationens arkiv) i speciella tidskrifter som anger mottagaren och bekräftar hans befogenhet att ta emot (tillstånd att arbeta med dokument).
Dokumentflödesparametrar
Dokumentflöde är ett komplext system som kännetecknas av följande parametrar:
- innehåll (eller vilka funktioner det utför);
- struktur;
- läge och cyklikalitet;
- direction;
- volym;
- other.
Innehåll eller funktionalitet
Denna dokumentflödesparameter är en lista över de dokument som används av organisationen och sammansättningen av informationen i dessa dokument. Detta värde är konstant för ett litet antal organisationer vars verksamhet är mycket specifik och konstant över tiden (vanligtvis är dessa domstolar, arkiv, register och andra icke-produktionsorganisationer). För de flesta organisationer, särskilt produktionsorganisationer, är dokumentflödet ett icke-konstant värde som förändrasberoende på olika förändringar: typ av verksamhet, partners, teknologier, material, lagstiftning och andra krav på förändrad produktion och tillfälliga förändringar.
Dokumentflödesstruktur
Arbetsflödets koncept och struktur kan beskrivas av funktionerna med vilka klassificeringen av dokument och deras indexering ges, hela orienteringssystemet bildas i referensapparaten för organisationens dokument. Vanligtvis motsvarar en sådan struktur dokumentflödets typ och syfte.
Läge och cykler
Dessa parametrar bestämmer förändringarna i mängden information som kommer in över tiden. Detta är till exempel en kraftig ökning av mängden arbete med personliga akter för sökande till en läroanst alt under antagningskampanjen eller med studenters dokument under sessionerna och examen.
Sådana förändringar är relaterade till organisationens interna rytmer och är vanligtvis ganska förutsägbara och planerade.
Ändringar i dokumentflödesriktning
Dessa ändringar är relaterade till innehållet i informationsbehandlingsenhetens arbete. Det handlar om skillnader i sätt att registrera handlingar, sätt att övervaka tidsfristerna för utförande av handlingar, sätt att bekanta sig med dem och framför allt godkännande och samordning av olika handlingar. Förändringar i dokumentflödenas riktning kommer också att påverkas av interna förändringar i organisationers struktur och inriktning.
Dokumentflödesvolym
Volymen av dokumentflödet är mängdendokument (både original och kopior), vilket kan uttryckas både av antalet dokument i sig och av antalet blad, tecken, antalet utövande konstnärer och personer som handlingen är överens om. Till exempel antalet partnerorganisationer som du behöver komma överens om ett kontrakt med, eller som du behöver underteckna det med.
Organisationens arbetsflöde inkluderar det totala antalet dokument i alla flöden.
Förbättring av arbetet med dokumentflöden i organisationen
För att förbättra detta arbete är det nödvändigt att studera hela pappersarbetesprocessen, upprätta tydliga rekommendationer som gör processen tekniskt kompetent: ta bort dubbelarbete när du arbetar med dokument, uteslut dokumentgodkännande från avdelningar som inte är relaterade till det. Ju större dokumentflödet är, desto mer belastad är organisationens administrativa apparat, eller åtminstone det mesta.
En av huvudpunkterna för att förbättra personalens arbete med dokument är nivån på deras yrkesutbildning i alla stadier av dokumentflödet, den optimala arbetsbelastningen för personalen, tydlig reglering av arbetet med ett dokument på varje avdelning.
Reglering och standardisering med stora dokumentflöden gör det möjligt att använda mekanisering och kontorsautomation, minska antalet anställda som arbetar med dokument till det optimala antalet.
Tyvärr är information om volymen av dokumentflöden vanligtvis underskattad på grund av ofullkomliga redovisningsmetoder.
Grundläggandemodernitetskrav för dokumentflöde
- Regularitet. Varje överbelastning eller fel i informationsflödet i mänsklig aktivitet leder till störningar i hela systemet som helhet. En ökning av mängden dokument måste övervägas och planeras i förväg.
- Kontrollerbarhet. Informationsflödet kan och bör hanteras. Kontorssystemet måste inte bara vara stabilt utan också flexibelt i drift; personal bör vara allmänt utbildad i all kontorsverksamhet.
- Ständigt förbättra effektiviteten i arbetsflödet genom rationalisering, mekanisering och automatisering av arbetet.
- Regelbunden sammanställning och uppdatering av ruttteknologiska kartor över rörelser av dokument med indikationer på deadlines, artister etc.
- Standardisering av dokument, metoder för deras bearbetning, korrekt arkivering, angivande av lagringsplatser för varje dokument påskyndar sökningen efter dokument och arbetet med dem.
