Design organisationsstrukturer är en steg-för-steg-metod som identifierar dysfunktionella aspekter av arbetsflöde, procedurer och system, anpassar dem till nuvarande affärsverklighet och mål och sedan utvecklar planer för att implementera nya förändringar. Processen syftar till att förbättra både de tekniska och personalmässiga aspekterna av verksamheten.
För de flesta företag resulterar designprocessen i en större förbättring av organisationen, resultat (lönsamhet, kundservice, intern verksamhet) och anställda som är bemyndigade och engagerade i verksamheten.
Kännetecknande för designprocessen är ett omfattande och holistiskt förhållningssätt till organisatorisk förbättring som påverkar alla aspekter av företagslivet, så att du kan uppnå följande fördelar när du utvecklar rätt metod:
- Bra kundservice.
- Öka lönsamheten.
- Minskad driftutgifter.
- Förbättrad effektivitet och cykeltid.
- En kultur av hängivna och engagerade medarbetare.
- En tydlig strategi för att hantera och växa ditt företag.
Design avser integrationen av människor med kärnverksamhetens processer, teknologier och system. En väl utformad organisation säkerställer att företagets form är förenlig med dess syfte eller strategi, möter de utmaningar som är förknippade med verkligheten i verksamheten och ökar avsevärt sannolikheten för att människors kollektiva ansträngningar kommer att bli framgångsrika.
När företag växer och utmaningar i den yttre miljön blir mer komplexa, blir de affärsprocesser, strukturer och system som en gång fungerade barriärer för effektivitet, kundservice, anställdas moral och ekonomisk lönsamhet.
Organisationer som inte uppdaterar regelbundet lider av symtom som:
- Ineffektivt arbetsflöde utan mervärdesuppdelningar och steg.
- Överansträngning ("vi har inte tid att göra det rätt, men vi har tid att göra det igen")
- Fragmenterat arbete med liten uppmärksamhet på det större goda.
- Brist på kunskap och kundorientering.
- Brist på ansvar ("Det är inte mitt jobb").
- Täck och skyll på istället för att identifiera och lösa problem.
- Förseningar i beslutsfattande.
- Människor har inte informationen eller befogenheten att lösa problem.
- Ledningen, inte frontlinjen, ansvarar för att lösa problem när saker går fel.
- Det krävs mycketdags att göra något.
- System är dåligt definierade eller förstärker felaktigt beteende.
- Mistro mellan arbetare och ledning.
Använda metoder
Det är viktigt att tänka på att olika interaktionssystem är inblandade. Även om processen att utforma organisationsstrukturer kan anpassas till storleken, komplexiteten och behoven hos alla företag, är den inte begränsad till de interna kraven från den högsta ledningen. Varje lösningsväg utarbetas individuellt. Själva systemet är baserat på följande metoder, som kommer att listas nedan.
1. Stadga för planeringsprocessen
Som ledande befattningshavare har ni samlats för att diskutera aktuella affärsresultat, företagets tillstånd, miljökrav och behovet av att inleda en sådan process. Vad är nästa åtgärder? Du upprättar en stadga för den organisatoriska designprocessen. Det inkluderar "anledning till förändring", önskade resultat, omfattning, resursallokering, timing, deltagande, kommunikationsstrategi och andra parametrar som kommer att styra projektet.
Då och då kan ledningen gå igenom antingen en strategisk planeringsprocess eller en teamutvecklingsprocess innan de påbörjar ett projektförändringsinitiativ, beroende på hur tydlig de förstår sin strategi och hur väl de arbetar tillsammans som ett team.
2. Ny policyutveckling
Ledningsgruppen (eller andra som har bjudits in att delta i processen) ser framåt och utformar organisatorisktstrukturer som innehåller rekommendationer för en "ideal framtid". På den här nivån inkluderar stegen i denna process:
- Bestämma din huvudsakliga organiseringsprincip.
- Optimering av kärnverksamhetsprocesser som resulterar i intäkter eller resultat för kunder.
- Dokumentation och standardisering av procedurer.
- Organisera människor kring kärnprocesser. Fastställande av det antal personal som krävs för huvudarbetet.
- Definiera uppgifter, funktioner och färdigheter. Vilka är prestationsmåtten för varje teamfunktion? Hur döms och ställs de till svars?
- Identifiera utrustning, layout och personalbehov för olika team och avdelningar i hela organisationen.
- Definiera supportresurser (ekonomi, försäljning, personal), uppdrag, personal och var de ska finnas.
- Definiera en styrningsstruktur som ger strategiskt, koordinerande och operativt stöd.
- Förbättra koordinerings- och utvecklingssystem (anställning, utbildning, ersättning, informationsutbyte, målsättning).
Vid någon tidpunkt övergår designprocessen till övergångsplanering när kritiska implementeringsdatum fastställs och specifika handlingsplaner skapas för implementeringen av det nya projektet.
Och en viktig del av detta steg är att kommunicera framsteg till andra medlemmar i organisationen. En kommunikationsplan har tagits fram som utbildar människor om vad som händer. Utbildning ger medvetenhet och inkluderingav varje - till början av förpliktelser.
3. Projektgenomförande
Nu är uppgiften att väcka projektet till liv. Metoder för att utforma organisationsstrukturer bör alltid inkludera element av implementering. Utan dem kommer uppgifter inte att köras. Människor är organiserade i naturliga arbetsgrupper som lär sig den nya planen, teamkompetens och bildandet av initiativgrupper. Nya jobbroller utforskas och nya relationer etableras inom och utanför enheten.
Utrustning och tekniska hjälpmedel håller på att omarrangeras. Ersättningssystem, resultatförbättringssystem, informationsutbyte, beslutsfattande och ledningssystem har förändrats och justerats. En del av detta kan göras snabbt. Vissa företag kan behöva mer information och implementeras under en längre tidsperiod.
Riktlinjer
Organisationsdesignmetoder utför olika affärsfunktioner. De är utformade för att tillgodose specifika motiv. Ansträngningar måste också göras för att anpassa organisationsstrukturen till förändrade behov. Ett bra system underlättar inte bara kommunikationen utan ger också effektivitet inom olika segment. När du utvecklar är det därför viktigt att vara uppmärksam på principerna.
1. Uppmuntrande effektivitet
Att utforma organisationsstrukturen för ett företag inkluderar några positiva element för de anställda. Som svar kan du få positiv respons från medarbetarna. Huvudsyftet med organisationsstrukturen är att effektivisera de olika funktionerna. Systematiskt arbete lämnar ingenting åt slumpen, och varje åtgärd kommer att samordnas för att utföra det maxim alt.
Medlemmar i en organisation strävar efter att maximera produktionen av varor och tjänster från givna resurser. Det strävas efter ett systematiskt, rationellt och samordnat arbete för att kontrollera olika avfall och förluster. Olika organisationsmodeller har utvecklats för att säkerställa effektiviteten i verksamheten. De är fast beslutna att uppnå sina mål.
2. Kommunikation
Att utforma organisationsstrukturen för ett företag inkluderar ögonblicket för att skapa kontakter på alla avdelningar. Kommunikation är det största problemet i varje organisation. En bra struktur ger en korrekt kommunikationskanal mellan individer som arbetar i en organisation. De etablerade rapporteringsrelationerna, och hierarkin hos de som rapporterar, är också indikerade i en bra struktur. Det finns ett behov av en horisontell, vertikal och lateral kommunikationsprocess, och detta görs av en välplanerad struktur.
3. Optimal användning av resurser
Rätt tilldelning av resurser hjälper också till att använda dem optim alt. Att utforma organisationens organisationsstruktur tilldelar aktiviteterna en viktigare plats för att uppnå gemensamma mål. Händelser placeras efter deras betydelse i systemet och lämpliga rekommendationer görs för att fördela resurser. Optimal tillgångsallokering är avgörande för affärstillväxt.
4. Arbetstillfredsställelse
Brautformningen av organisationsstrukturen för en organisation säkerställer att uppgifterna och ansvaret för de olika personer som arbetar i verksamheten är tydligt fördelade. Jobben fördelas efter deras kunskap, erfarenhet och specialisering. Människor får en chans att förklara sitt arbete. När människor kan arbeta inom gränserna kommer det att finnas arbetstillfredsställelse.
5. Kreativt tänkande
Principerna för att utforma organisationsstrukturer kan inkludera objektet fritt planera och utföra sitt arbete. Det tillåter individen att tänka och utveckla nya och bättre sätt att utföra de uppgifter som ligger till hands. Organisationsstrukturen försöker placera människor på de platser där de är bäst lämpade. Många människor har bidragit till utvecklingen av chefstänkande genom sin kreativitet i en viss del av företaget.
6. Enkel hantering
Principerna för att utforma organisationsstrukturer är också baserade på optimering av denna process. Det är många som jobbar i verksamheten. Deras funktion bör definieras och ansvar tilldelas i enlighet med organisationens krav. En bra struktur hjälper till att skapa relationer mellan personer som arbetar i olika positioner. Organisationssystemet är den mekanism genom vilken ledningen styr, koordinerar och kontrollerar olika individers aktiviteter.
En genomtänkt struktur hjälper både ledningen och driften av verksamheten. Det är garanterat att ingen aktivitet lämnas obevakad och arbetet fördelas inberoende på förmågan hos de personer som utför det. Genomtänkta organisatoriska designsteg är ett bra hjälpmedel för en god ledning. Tänk på dem.
Designscener
Systemet som skapas måste uppfylla verksamhetens krav. Detta ska säkerställa att arbetskraften används optim alt och att de olika funktionerna ska utföras korrekt. Harmoniska relationer mellan människor i olika positioner är nödvändiga. Strukturell utformning är en viktig uppgift som måste övervägas noggrant. Nedan listas huvudpunkterna för att en fullständig planering utvecklas.
Steg 1: Definiera aktiviteter
De åtgärder som ska vidtas för att uppnå företagets mål måste definieras. Det krävs också att man definierar de funktioner som måste utföras för att uppnå olika mål, och de åtgärder som är förknippade med dessa funktioner. Utan detta stadium av att utforma organisationsstrukturen kommer chefer inte att kunna få det önskade resultatet.
Huvudaktiviteterna är indelade i ett antal undertyper av varje bransch. När man definierar arter bör man komma ihåg att ingen av dem har undgått dubblering av aktiviteter, och de olika funktionerna utförs på ett samordnat sätt.
Steg 2: Gruppera aktiviteter
Närt relaterade och liknande aktiviteter är grupperade för avdelningar och industrier. Samordning mellan aktiviteter kan endast uppnås genom korrekt ackumulering. Grupperade vyeraktiviteter kan tilldelas olika positioner. Att ge anvisningar till individer skapar auktoritet och ansvar. Denna faktor i utformningen av organisationsstrukturer gör att du kan öka betydelsen av en viss anställd. Befogenheter delegeras till de lägre nivåerna på olika avdelningar och ansvarsområden fastställs.
Steg 3: Delegering av auktoritet
Delegering är en administrativ process där människor gör något annorlunda genom att göra dem ansvariga. När olika jobb skapas i en organisation tilldelas dessa individer ett jobb. För att få jobbet gjort behöver du auktoritet. Myndigheter delegeras till olika personer i enlighet med ansvarsfördelningen. Det sista steget av utformningen av den organisatoriska ledningsstrukturen bör tydligt återspegla detta. I processen för uppgiftstilldelning skapas auktoritet i organisationen, ett system som bestämmer vem som formellt ska interagera med vem.
Funktioner i ett bra system
Att utforma en organisationsstruktur tyder på att den skapade enheten måste uppfylla företagets olika behov och krav. Man bör komma ihåg att varje företag har sin egen unika ledningsform. Om vi betraktar funktionerna som en helhet, sammanfattningsvis, kommer de att se ut som följande.
1. Tydlig behörighetslinje
Grunderna för att utforma organisatoriska styrningsstrukturer börjar med skapandet av en grundläggande hierarki. Det måste finnas en tydlig auktoritetslinje från topp till botten. Överlåtelsen av befogenhet bör ske i etapper och i enlighet med det anvisade arbetets art. Allt iorganisationer måste ha en fullständig förståelse för det arbete och de befogenheter som delegeras till en viss person. I avsaknad av denna klarhet kommer det att uppstå förvirring, tvister och konflikter.
2. Adekvat delegering av auktoritet
Uppgifterna med att utforma organisationsstrukturer inkluderar dessutom en kompetent ansvarsfördelning. Delegering av befogenheter måste vara förenlig med etablerat ansvar.
Om det inte finns tillräckligt med ström för att ta emot den tilldelade uppgiften kommer jobbet inte att slutföras. Ibland tilldelar chefer uppgifter till underordnade utan att ge dem behörighet, vilket tyder på bristande beslutsfattande från deras sida. Otillräckliga uppdrag kommer att skapa problem för underordnade eftersom de kanske inte kan uppfylla det uppställda kravet.
3. Färre nivåer av ledning
Designelement i en organisationsstruktur bör undvika komplexa mönster. Så långt det är möjligt är det nödvändigt att minska, men inom rimliga gränser, ledningsnivåerna. Ju fler nivåer desto större fördröjning av åtkomsten. Att överföra beslut från topp till botten kommer att ta längre tid.
På liknande sätt kommer information från lägre nivåer att ta lång tid att nå toppen. Antalet ledningsnivåer beror på verksamhetens art och omfattning. Inget specifikt antal strukturer kan specificeras för varje problem, men ansträngningar bör göras för att hålla dem till ett minimum. Denna optimering kommer att minska kostnadernatid.
4. Kontrollintervall
Processen för att utforma organisatoriska styrningsstrukturer bör också innefatta tillsynsfunktioner. Graden av tillsyn avser antalet personer som en chef direkt kan leda. En person bör bara hålla reda på antalet underordnade som han kan kommunicera direkt med.
Antalet personer som ska övervakas kan inte fastställas universellt eftersom det beror på arbetets karaktär. Ansträngningar måste göras för att hålla en välskött grupp under övervakning, annars blir det ineffektivitet och dålig prestation.
5. Enkelhet och flexibilitet
Tänk på att utforma organisationsstrukturer bör inte bli komplicerade. Du bör inte lägga till onödiga nivåer av kontroll. En bra struktur bör undvika oklarheter och förvirring. Systemet måste också vara flexibelt för att anpassa sig till förändrade behov.
Expansion eller diversifiering kan förekomma, vilket skulle kräva en omklassificering av uppgifter och ansvar. Organisationsstrukturen måste kunna införliva nya förändringar utan att justera kärnelementen. Detta gör att du inte kan ändra alla tidigare angivna bestämmelser.
Grundläggande element
Analysen av organisationsdesignen bör visa företagets strategi för införande av talang. Huruvida denna implementering når affärsmålet beror delvis på styrkan i det övergripande interna systemet. Organisationsdesign skapar arbetsrelationer mellan människor, sätter ansvarsgränser ochavgör vem som är ansvarig inför vem.
Det finns flera sätt att strukturera ett företag. De korrekta principerna för att utforma organisatoriska ledningsstrukturer härrör från företagets behov och ambitioner. Baserat på detta marknadsför de rätt personer.
1. Strategi
Det bästa förhållningssättet till organisationsdesign tar hänsyn till företagets strategiska planer. Sådana aktiviteter följer samtidigt av företagets vision. Mission - anledningen till att ett företag finns - dess syfte.
Vision är företagets högsta prestation, genomförandet av de uppsatta uppgifterna. Alla strategier försöker förverkliga visionen och organisationsstrukturen måste stödja dessa ansträngningar. Till exempel kan ett företag som har beslutat att expandera till utländska marknader konsolideras i geografiska divisioner. Förändringar i strategi kräver en uppdaterad strukturell design
2. Miljöfaktorer
Affärsmiljön där anställda arbetar kan inte ignoreras av organisationsdesigners. Ett oförutsägbart, snabbt föränderligt system kräver flexibilitet, anpassningsförmåga och samarbete mellan myndigheter.
I en sådan situation kommer utformningen av organisationsstrukturen för ledningen av ett företag av mekanisk typ att begränsa personalens skicklighet och lyhördhet. Istället kan utvecklare bygga ett organiskt, horisontellt system som jämnar ut myndighetsnivåerna och decentraliserar beslutsfattandet. Samtidigt tillåter en stabil miljö användning av kontroller, väldefinierade uppgifter och centraliserad auktoritet i en mekanistisk struktur.med sina vertikala nivåer av växande kraft.
3. Företagsstorlek
Små företag med få människor har ofta olika roller, är informella och skriver inte många regler. Eftersom företaget växer fram organiskt skulle det vara ett misstag att försöka påtvinga det en formell, mekanistisk struktur. Utformningen av den organisatoriska strukturen och systemet i det här fallet bör inte inkludera imperativa och konservativa delar av att bedriva interna aktiviteter.
Det här skulle vara en värdelös åtgärd. Dessutom kan onödig byråkrati störa verksamheten. Stora organisationer behöver mer kontroll och tillsyn. En mekanistisk struktur skapar tydlig ansvarsskyldighet och är därför lämplig för företag med många anställda.
4. Företagets ålder
I början av ett företags liv ger dess ringa storlek organiska strukturella egenskaper som främjar flexibilitet och smidighet. När företaget utvecklas och expanderar börjar det:
- mekanisera genom att lägga till regler, policyer och procedurer;
- ställ tydligt definierade mål;
- implementera omfattande interna kontrollsystem och kommandokedjor.
Kort sagt, mognad föder byråkrati. Ju äldre företaget är, desto mer sannolikt är det att det interna systemet blir otympligt, vilket skapar en barriär för innovation, anpassningsförmåga och snabba svar. Den organisatoriska designprocessen måste ta hänsyn till i vilken utsträckning det gamla företaget behöver omstrukturera sig för att minska sinmekaniserat system. Annars kan allvarliga lednings- och personalproblem uppstå.
Strukturprojekt
Strukturella mönster har sina för- och nackdelar, så designers måste noga överväga varje steg. Två vanliga teman här är funktions- och divisionsindelningar. Den funktionella strukturen skapar avdelningar efter aktiviteter som produktion, marknadsföring och ekonomi.
Klustrerade aktiviteter ökar effektiviteten men kan skapa barriärer mellan avdelningarna. Divisionsstrukturen grupperar människor efter produkt, kund eller geografisk plats, och skapar effektivt små företag med sina egna marknadsförings-, ekonomi- och tillverkningsmöjligheter. Detta håller avdelningarna fokuserade och lyhörda, men duplicerar affärsaktiviteten mellan avdelningarna och inom företaget som helhet.
Kontrolltypschema
Organisationsdiagrammet är en visuell representation av en formell typ av design. Planen visar organisationens struktur, relationer och relativa nivåer på befattningar i varje bransch. Det hjälper till att organisera arbetsplatsen genom att beskriva kontrollriktningen för underordnade.
Även ett litet enmansföretag kan använda någon form av organisationsschema för att se vilka funktioner som behöver utföras. Sådan planering och vision strukturerar arbetet och hjälper till att förverkliga alla uppgifter och lösa nya kommunikationsproblem.problem.
Organisationsdiagram erbjuder följande fördelar:
- Kommunicera effektivt organisations-, service- och företagsinformation.
- Möjliggöra för chefer att fatta resursbeslut, ge en grund för förändringsledning och kommunicera operativ information i hela organisationen.
- Allt upp till verksamheten ska ske på ett öppet och förutsägbart sätt.
- Ersätter formella företagshierarkier snabbt.
- Berättar för alla i organisationen vem som är ansvarig för vad och vem som rapporterar till vem.
Det finns, naturligtvis, några begränsningar för organisatoriska designvyer:
- De är statiska och oflexibla, ofta föråldrade när företag förändras och går igenom faser av tillväxt.
- De hjälper inte att förstå vad som verkligen händer i en informell organisation. Verkligheten är att organisationer ofta är ganska kaotiska.
- De kan inte hantera förändrade företagsgränser på grund av outsourcing, informationsteknologi, strategiska allianser och nätverksekonomin.
I ett tidigt skede kan ett företag besluta sig för att inte upprätta en formell organisationsstruktur. Företaget måste dock existera även utan en tydligt definierad plan för att utvecklingsförloppet ska bli framgångsrikt. De flesta småföretag tycker att organisationsdiagram är användbara eftersom de hjälper ägaren eller chefen att spåra tillväxt och förändring i alla branscher och riktningar.
Slutsats
Denna designmetod leder till betydande förbättringar av kvalitet, kundservice,cykeltid, minskad omsättning och frånvaro, ökad produktivitet från 25 till minst 50 %. Den goda nyheten är att planen kan användas för nästan alla typer och storlekar av företag. Hur lång tid det tar att slutföra designen varierar beroende på företagets art, storlek och resurser. Stora och komplexa projekt kan slutföras inom några dagar. Små företag kräver mycket mindre tid och resurser.
